A semana já está na metade e você percebe que tem toneladas de trabalho a fazer em um espaço de tempo reduzidíssimo. Este é o seu caso? Na era dos indivíduos multitarefa – aqueles que são, ao mesmo tempo, profissionais, pais, namorados(as) e donos(as) de casa e precisam dar conta disso tudo – administrar o tempo é uma utilidade mais do que necessária.

Veja dez dicas para melhorar sua produção e combater as distrações no local de trabalho:

1. E-mail

Ficar com e-mail aberto faz o nível de interrupções ficar intolerável, além de aumentar a ansiedade e a sensação de atividades por fazer. Recomenda-se definir períodos para lidar com as mensagens, deixando a caixa fechada no restante do tempo.

2. Não ter clareza sobre o que fazer

O que você precisa fazer primeiro? Você sabe pelo menos 80% do que deve ser feito hoje? Se não souber responder a essas perguntas, acabará se perdendo em tarefas circunstanciais.

3. "Estou em Reunião"

Uma pesquisa feita pela Triad Consulting demonstra que 1/3 das reuniões podem ser canceladas. Se tiver de fazer, seja objetivo, defina pontos de discussão e faça durar no máximo 2 horas.

4. Redes Sociais

Você usa twitter, facebook, orkut, etc? Controle a ansiedade de ficar conectado a essas redes. Utilize eventuais intervalos no dia ou o horário de almoço.

5. Falta de energia

Você está cansado, sem pique e não consegue se concentrar? A falta de “energia” rouba muitas horas do dia e faz a pessoa “surfar” em atividades circunstanciais. Tenha hobbies, procure um médico, tome um multivitamínico, alimente-se em horários regulares, faça sexo, etc.

6. Falta de foco

Começa uma tarefa e em pouco tempo salta para outra? Se o serviço for grande, quebre-o em pequenas atividades, feche qualquer outro software que não esteja usando, coloque o celular no silencioso e, se funcionar para você, ouça música.

7. Navegador cheio de favoritos

Você abre seu browser para acessar um site, esbarra na lista de favoritos e começa a surfar por outros portais? Instale um novo navegador e não importe os seus favoritos. No novo, com a lista de favoritos zerada, você perde a tentação de ficar navegando a toa.

8. Messenger, Wave, GTalk, etc.

A regra é simples: está ocupado? Fique com status invisível ou offline. Está tranquilo? Fique ausente ou ocupado. Está com tempo para conversar? Fique disponível.

9. Interrupções

Se muita gente interrompe você, pode ser porque sua comunicação não anda muito adequada. Faça uma revisão de como redige os emails, concede informações e delega atividades.

10. Tarefas imprevistas, convites inesperados e favores

Que tal falar "não" de forma concreta (baseado em planejamento X disponibilidade)? Se muitas tarefas imprevistas surgem na sua rotina, é possível que o nível de planejamento não esteja adequado. Repare em quais dias da semana você tem mais imprevistos e utilize isso a seu favor.

Fonte: Donna ZH, com dicas do especialista em administração de tempo e produtividade Christian Barbosa.

Créditos Destaque: mdemulher.abril.com.br